한컴오피스 한글 문서를 암호로 보호하는 방법 열기 암호 쓰기 암호

암호를 설정하여 문서를 보호하는 것은 중요한 업무 문서를 안전하게 관리하는 데 있어서 가장 간단하고 효과적인 방법 중 하나입니다. 특히, 공공기관에서는 주로 hwp 또는 hwps 형식으로 된 한글 문서를 사용하고 있어 해당 프로그램을 자주 사용해야 한다면 암호를 설정하는 방법을 알아두는 것이 중요합니다.

한글에서는 읽기 전용 암호와 쓰기 암호 두 가지 수준으로 암호를 설정할 수 있으며, 문서를 공유할 대상에 따라 권한을 나누어 설정할 수 있습니다. 따라서, 한글을 이용해 작성된 중요한 문서를 보호하고자 할 때는 다음과 같은 방법으로 암호를 설정하면 됩니다.

튜토리얼 환경: 윈도우 11, 한컴 오피스 한글 2022

한글 문서 암호 설정하기

보안 탭의 문서 암호 설정 메뉴를 통해서 한글 문서에 암호를 설정할 수 있습니다. 암호는 읽기(보기) 암호와 쓰기(수정) 암호를 따로 지정할 수 있어 문서의 보안 수준과 용도에 맞게 설정할 수 있습니다.

암호 설정 메뉴 이동

한글 문서에서 암호 설정을 위해서는 암호 설정 메뉴로 이동해야 합니다.

보안 탭에서 암호 설정 메뉴 이동

한글 실행 후 상단 탭에서 보안 으로 전환해 문서 암호 설정 리본 메뉴를 클릭하거나 탭 확장 버튼으로 컨텍스트 메뉴를 열고 문서 암호 설정(W) 을 클릭합니다.

다른 이름으로 저장하기에서 암호 설정 메뉴 이동

보안 탭외에 파일을 다른 이름으로 저장하는 과정에서도 암호 설정 패널을 열고 암호를 지정할 수 있습니다.

1. 상단 탭에서 파일 을 클릭 후 메뉴를 열고 다른 이름으로 저장하기(A) 를 선택합니다.

2. 다른 이름으로 저장하기 창이 열리면 아래 도구(L) 확장 버튼을 클릭해 문서 암호(P) 를 선택합니다.

암호 설정

위 두 가지 방법 중 하나를 수행하면 암호 설정 패널이 열리게 됩니다. 암호는 기본적으로 읽기 권한만 허용하는 읽기 암호와 편집도 가능한 쓰기 권한까지 허용하는 암호 이렇게 두 가지 유형으로 설정할 수 있습니다.

1. 암호는 열기 암호 와 쓰기 암호가 존재하며 각각의 암호를 입력 후 설정(D) 버튼을 클릭하면 암호가 설정됩니다.
   • 열기 암호 또는 쓰기 암호만 단독으로 설정할 수 있고 열기와 쓰기 암호를 모두 설정할 수도 있습니다.
   • 열기 암호는 말그대로 파일을 열고 볼 수는 있지만 수정할 수는 없고 쓰기 암호는 암호를 입력 시 편집까지 모두 할 수 있습니다.
   • 쓰기 암호를 설정하지 않고 열기 암호만 설정한 상태에서는 열기 암호만으로도 문서를 편집할 수 있게 되니 편집을 제한하고 싶다면 필히 쓰기 암호를 설정해야 합니다.

참고: 암호는 5자리 이상으로 설정해야 하며 4자리 이하는 설정 버튼이 활성화되지 않습니다.

2. 암호가 적용되면 문서 암호 변경/해제 리본 메뉴가 활성화되고 기본적인 편집 메뉴들은 모두 흐릿하게 비활성화됩니다.

3. 잠긴 문서를 열어 확인 시 위와 같이 설정한 암호를 입력해야 합니다. 열기 암호와 쓰기 암호를 모두 지정한 경우 열기 암호를 입력한 뒤 쓰기 암호를 입력할 수 있습니다.

배포용 문서

단순 암호 설정외에 배포용 문서로 따로 저장도 가능합니다. 일반적으로 편집이 안되는 것이기 때문에 열기 암호의 권한과 유사하지만 배포용 문서는 인쇄 제한 또는 복사 제한과 같은 추가 옵션을 설정할 수 있습니다.

1. 보안 탭으로 이동 후 배포용 문서로 저장 리본 메뉴를 클릭합니다.

2. 배포용 문서로 저장 대화상자가 실행되면 암호와 옵션을 지정 하고 난 뒤 저장(D) 버튼을 클릭합니다.
   • 배포용 문서는 기본적으로 열기 만 가능한 상태이기 때문에 쓰기 암호 만 따로 설정할 수 있습니다.
   • 선택 저장 항목에서 인쇄 제한 과 복사 제한 옵션을 체크하거나 해제해 인쇄와 복사 권한을 부여하거나 제외할 수도 있습니다.

3. 인쇄 제한 옵션은 해제한 상태로 배포한 결과 위와 같이 인쇄 메뉴는 활성화 된 것을 볼 수 있습니다.

4. 배포용 문서는 기본적으로 읽기만 가능하기 때문에 편집 시 위와 같이 쓰기 암호를 요구하며 암호를 입력해야 문서를 수정할 수 있습니다.

참고: 일반 쓰기 암호와 배포용 문서에서 설정한 쓰기 암호는 동일합니다.

암호 변경 또는 해제하기

한글 문서에 설정한 암호를 다른 조합으로 변경하고 싶거나 더이상 암호를 사용하지 는다면 문서 암호 변경/해제 메뉴를 통해 지정한 암호를 수정하거나 해제할 수 있습니다.

1. 보기 탭으로 이동 후 문서 암호 변경/해제 리본 메뉴를 클릭합니다.

2. 열기/쓰기 암호 변경 및 해제 패널이 실행되며 기본적으로 암호 변경 상태로 되어 있습니다. 열기 암호 또는 쓰기 암호 섹션 중 변경하고자 하는 곳을 선택 후 현재 암호로 검증 후 새 암호를 입력하고 설정(D) 버튼을 클릭하면 새 암호로 변경됩니다.

3. 암호를 해제하고 싶다면 열기 암호 또는 쓰기 암호 섹션 중 암호를 해제할 항목에서 암호 해제 라디오에 체크 후 현재 암호를 입력 한 뒤 설정(D) 버튼을 클릭하면 암호가 해제됩니다.

마치며

한컴오피스의 한글에서 문서를 암호로 보호하는 기본적인 방법에 대해 알아보았습니다. 일반적으로 클라우드 스토리지를 통해 파일을 공유하는 경우에도 문서를 보호하는 것과 유사하게 보기 권한 또는 쓰기 권한을 따로 지정할 수 있는데요. 완벽하게 원본 문서의 편집을 막고 싶다면 PDF 와 같은 형태로 배포하는 것도 좋을 수 있습니다. 이렇게 배포하면 한글 프로그램이 설치되어 있지 않더라도 문서를 확인할 수 있으니 여러모로 편한 방식입니다.

다만 한글로 문서를 작성하고 배포하는 과정에서 PDF 와 같은 방식으로 변환해서 사용할 수 없는 경우 위 과정으로 열기 권한과 쓰기 권한을 따로 부여해 암호를 설정해서 사용해 보시길 바랍니다.

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