오피스 Excel Word Powerpoint에서 VBA 매크로 사용하는 방법

VBA^{Visual Basic for Applications}는 Microsoft에서 개발한 프로그래밍 언어로, Office 애플리케이션 내에서 작동하는 매크로 및 사용자 지정 기능을 만들기 위해 사용됩니다.

VBA는 Office 프로그램에서 간단한 코드를 작성하여 일상 업무를 자동화하고 편리하게 만들어주는 도구로, 주로 Excel, Word, PowerPoint, Outlook 등에서 사용되어, 각 프로그램의 기능(예: 셀, 문서, 슬라이드, 이메일)을 쉽게 다루고 정리할 수 있게 도와주며 일반적으로 다음과 같은 작업을 도와줍니다.

• 매크로 녹화: Office 애플리케이션에서 수행하는 작업을 녹화하여 VBA 코드로 변환할 수 있습니다. 이를 통해 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다.
• 데이터 조작: Excel과 같은 Office 도구에서 데이터를 읽고 쓰며, 정렬, 필터링, 계산 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
• 양식 및 보고서 생성: VBA를 사용하여 동적으로 양식이나 보고서를 생성하고 포맷팅 할 수 있습니다.
• 외부 데이터 연동: VBA를 통해 데이터베이스, 웹 서비스, 파일 등과 같은 외부 소스와 연동하여 데이터를 가져오거나 업데이트할 수 있습니다.
• 사용자 인터페이스 개선: VBA를 사용하여 사용자에게 메시지를 표시하고 대화 상자를 만들어 사용자와 상호 작용하는 기능을 추가할 수 있습니다.
• 이벤트 처리: Office 애플리케이션에서 발생하는 이벤트(버튼 클릭, 문서 열기 등)를 감지하고 처리할 수 있습니다.

하지만 Microsoft Office에서 VBA를 사용하기 위해서는 몇 가지 준비 작업이 필요하며, 이를 준비하지 않고 VBA를 사용하면 원하는 동작을 수행하지 못할 수 있습니다. 이에 VBA를 사용하기 위한 기본적인 준비 작업과 VBA와 관련 된 아주 기초적인 내용을 Excel을 기준으로 해서 정리합니다.

튜토리얼 환경: 마이크로소프트 365 엑셀 2023

선행 사항

Microsoft Office에서 VBA 및 매크로를 사용하기 위해서는 기본적으로 개발 도구 탭을 활성화하고 보안 설정 등을 체크해야 합니다.

개발 도구 탭 활성화

Excel 및 다른 Office 애플리케이션에서 VBA를 사용하려면 개발 도구 탭을 이용하게 되는데 기본적으로 개발 도구 탭이 비활성화 되어 우선적으로 이를 활성화해야 합니다.

참고: 일부 구 버전의 Office 앱에서 개발 도구 탭을 활성화하게 되면 비활성화되지 않는 경우가 있으며, 다시 비활성화하고 싶은 경우 Office 앱을 재설치해야 할 수도 있습니다.

1. Office 애플리케이션에서는 위 그림과 같이 기본적으로 상단 메인 메뉴 탭에 보면 개발 도구라는 탭이 보이지 않습니다. 활성화를 위해 우선 옵션 패널을 열기 위해 파일 탭을 클릭합니다.

2. 시작 화면 좌측 하단에 위치한 옵션을 클릭합니다.

3. Excel 옵션과 같이 해당 애플리케이션 옵션 패널이 열리면 좌측 탭을 리본 사용자 지정으로 이동 합니다. 오른쪽 박스에 보면 개발 도구 확인란의 체크가 해제 된 것을 볼 수 있습니다.

4. 개발 도구 확인란에 체크 후 확인 버튼을 클릭합니다.

5. 상단에 개발 도구 탭이 보이고 개발 도구 탭으로 전환하면 Visual Basic, 매크로 등 VBA와 관련 된 메뉴들을 찾을 수 있습니다.

보안 설정

Excel과 같은 Office 앱은 기본적으로 매크로가 포함된 파일을 열면 실행하지 않고 보안 경고가 표시됩니다. 악성코드가 들어있을지 모르는 엑셀 파일로부터 PC를 지키기 위한 보안대책으로 설정되어 있습니다. 하지만, VBA로 프로그래밍된 파일을 사용할 때에는 매크로 사용을 허용해야 합니다.

1. 파일 → 옵션 순서로 다시 Excel 옵션 패널을 열고 좌측 탭을 보안 센터 로 전환 후 보안 센터 설정(T) 을 클릭합니다.

2. 보안 센터라는 창이 추가로 열리는데 여기서 좌측 매크로 설정 탭으로 이동합니다. 기본적으로 위와 같이 알림이 포함된 VBA 매크로 사용 안 함(A) 항목의 라디오 버튼에 체크되어 있는데 이는 알림이 표시되고 허용 시 사용할 수 있다는 것으로 기본적으로 이 상태에서도 충분히 사용할 수 있으며 권장되는 방식입니다. 다만, 매번 알림을 확인하는 과정이 번거롭다면 다음을 확인합니다.

3. VBA 매크로 사용(권장 안 함, 위험한 코드가 실행될 수 있음(N) 라디오에 체크 후 아래 개발자 매크로 설정의 VBA 프로젝트 객체 모델에 안전하게 액세스할 수 있음(V) 확인란에도 체크 한 뒤 확인을 클릭합니다.이제 어떠한 알림 경고도 없이 바로 매크로를 실행할 수 있습니다.

기본 사용법

위 선행 사항이 완료되었다면 다음의 안내에 따라 VBA 에디터를 열고 VBA 코드를 사용해 다양한 코드를 작성하고 실행할 수 있습니다.

VBA 에디터 모듈 추가

앞선 설명에서 개발 도구 탭을 활성화했다면 이제 상단 메뉴에서 개발 도구 탭이 보일 것 입니다. 개발 도구 탭의 Visual Basic을 클릭하여 VBA 에디터를 열고 VBA 코드 작성을 위해 모듈을 추가해야 합니다.

1. 상단 개발 도구 탭으로 전환 후 Visual Basic 리본 메뉴를 클릭합니다. 또는 Alt 와 F11 키를 동시에 입력하면 바로 VBA 에디터를 열 수 있습니다.

2. 위와 같은 형태로 Microsoft Visual Basic for Applications - 통합 문서라는 제목의 창이 생성됩니다.

3. 좌측 트리를 확인해 보면 기본적으로 Sheet1(Sheet1) 과 현재_통합_문서 두 가지를 확인할 수 있습니다. 기본적으로 특정 시트와 관련된 작업을 수행하려는 경우에는 해당 시트의 개체를 사용하고 통합 문서 전체에 영향을 주는 작업이 필요한 경우에는 현재 통합 문서 개체를 사용할 수 있습니다.
   • Sheet 모듈: 특정 시트에 대한 VBA 코드를 작성할 때 사용됩니다. 만약 코드를 특정 시트에만 적용하고, 다른 시트와는 관련이 없는 경우에는 Sheet1 개체를 활용할 수 있습니다. 예를 들어, Sheet1 개체에 VBA 코드를 작성하여 해당 시트의 이벤트를 처리하거나, 시트에 특정 기능을 추가할 수 있습니다.
   • 현재 통합 문서: 전체 통합 문서에 대한 VBA 코드를 작성할 때 사용됩니다. 통합 문서 전반적으로 적용되는 이벤트를 처리하거나, 통합 문서의 특정 기능을 제어하고자 할 때 현재 통합 문서 개체를 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 통합 문서가 열리거나 저장될 때 실행되는 코드, 통합 문서의 공통 기능을 관리하는 코드 등을 작성할 수 있습니다.

4. 원하는 개체 유형을 정한 뒤 해당 개체를 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 하면 열리는 컨텍스트 메뉴에서 삽입(N)을 선택하고 이어 지는 메뉴에서 모듈(M) 을 다시 선택합니다.

5. 위와 같이 중앙의 빈 공간에 통합 문서1 - Module1 (코드)라는 이름의 새로운 창이 생성되어 이곳에서 코드를 작성할 수 있으며, 좌측 트리에 모듈 섹션도 추가 되었습니다.

코드 작성

모듈에 VBA 코드를 작성합니다. VBA는 Visual Basic 언어를 기반으로 하므로, Visual Basic 문법과 구문을 사용하여 코드를 작성합니다.

프로시저에 대한 이해

VBA(Visual Basic for Applications)에서 프로시저는 코드의 실행 단위를 나타내는 블록입니다. 프로시저는 특정 작업을 수행하기 위한 코드를 모아놓은 것으로, 일련의 명령문으로 구성되며 VBA에서는 다음과 같은 두 가지 종류의 프로시저가 있습니다.

Sub Procedure

• 서브 프로시저^{Sub Procedure}는 일련의 작업을 수행하기 위한 코드 블록입니다.
• 특정한 값을 반환하지 않으며, 주로 작업을 수행하기 위해 사용됩니다.
• Sub Procedure는 Sub 키워드로 시작하며, 필요한 인수(매개변수)를 받을 수 있습니다.
• 예를 들어, 데이터 정렬, 계산, 파일 저장 등의 작업을 수행하는 코드를 Sub Procedure로 작성할 수 있습니다.

참고: VBA에서 Sub Procedure는 서브루틴Subroutine을 의미합니다. Subroutine은 특정 작업을 수행하기 위한 코드 블록이며, 값을 반환하지 않습니다. VBA에서 Sub 키워드로 시작하는 프로시저는 Subroutine으로 간주됩니다. 따라서 Sub 프로시저와 Subroutine은 동일한 의미를 갖는 용어입니다.

Function Procedure

• 펑션 프로시저^{Function Procedure}는 값을 반환하는 코드 블록입니다.
• 특정한 작업을 수행한 결과 값을 반환하여 사용할 수 있습니다.
• Function Procedure는 Function 키워드로 시작하며, 필요한 인수(매개변수)를 받을 수 있습니다.
• 예를 들어, 두 숫자를 더하는 함수, 문자열을 변환하는 함수 등을 Function Procedure로 작성할 수 있습니다.

프로시저는 VBA 코드를 구조화하고 재사용성을 높이는 데 도움을 줍니다. 여러 프로시저를 작성하고 호출함으로써 원하는 작업을 수행할 수 있습니다. VBA에서 프로시저는 모듈에 작성되며, 해당 프로시저를 호출하여 실행할 수 있습니다.

기본 구문

VBA 스크립트는 위와 같이 모듈 창에서 작성하거나 값을 붙여넣기 할 수 있습니다. 아래는 대표적으로 사용되는 스크립트의 몇 가지에 대해서 안내하며, 이러한 스크립트를 활용하여 Excel의 데이터 조작, 메시지 상자 출력, 조건문과 반복문의 사용 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

메시지 상자 출력

다음의 스크립트로 "안녕하세요, VBA 스크립트 예시입니다!"라는 메시지를 가진 메시지 상자를 표시합니다.

Sub ShowMessage()
    MsgBox "안녕하세요, VBA 스크립트 예시입니다!", vbInformation, "인사"
End Sub

워크시트에 값 입력

워크시트의 A1 셀에 "Hello, VBA!"라는 값을 입력하는 스크립트입니다.

Sub SetValue()
    Range("A1").Value = "Hello, VBA!"
End Sub

조건문과 반복문 사용

다음 스크립트로 1부터 5까지의 숫자를 반복하면서 각 숫자가 홀수인지 짝수인지를 판별하여 메시지 상자로 출력합니다.

Sub LoopExample()
    Dim i As Integer

    For i = 1 To 5
        If i Mod 2 = 0 Then
            MsgBox i & "는 짝수입니다."
        Else
            MsgBox i & "는 홀수입니다."
        End If
    Next i
End Sub

함수 정의 및 호출

다음 스크립트는 AddNumbers라는 함수를 정의하여 두 개의 숫자를 더한 값을 반환하도록 합니다. CalculateSum 서브루틴에서 AddNumbers 함수를 호출하고, 반환된 결과를 메시지 상자로 출력합니다.

Function AddNumbers(num1 As Double, num2 As Double) As Double
    AddNumbers = num1 + num2
End Function

Sub CalculateSum()
    Dim result As Double
    result = AddNumbers(10, 20)
    MsgBox "두 수의 합은 " & result & "입니다."
End Sub

주석 사용

주석은 실행 중에 무시되며, 코드 실행에는 영향을 주지 않기 때문에 주석을 사용하면 코드를 이해하기 쉽고 유지보수하기 편리하게 만들어 줍니다. VBA에는 두 가지 방식의 주석을 사용할 수 있으며 각각의 사용 방법을 간단하게 정리합니다.

한 줄 주석

한 줄 주석은 다음과 같이 사용하고 한 줄에 하나의 주석을 작성할 때 사용됩니다.

' 이 코드는 변수 x에 10을 할당하는 예제입니다.
x = 10

한 줄 줄 주석은 다음을 참고해 사용합니다.

• 한 줄 주석은 작은따옴표(')로 시작합니다.
• 작성한 주석은 코드 행의 끝까지 적용됩니다.

Rem 이 코드는 변수 x에 10을 할당하는 예제입니다.
x = 10

한 줄 주석은 작은따옴표(')외에 Rem이라는 예약어를 통해서도 구현이 가능합니다.

• 이렇게 작성한 주석도 작은 따옴표와 마찬가지로 코드 행의 끝까지 적용됩니다.
• 작은따옴표가 입력이 편하기 때문에 일반적으로 Rem 예약어 보다는 작은따옴표를 사용하며, 팀의 규칙에 따라 선택하면 됩니다.

다중 줄 주석

VBA에서는 다중 줄 주석의 의미가 없이 그냥 한 줄 주석을 여러번 이어서 사용하는 것이지만 이해를 돕기 위해 설명합니다. 여러 줄에 걸쳐 주석을 작성할 때에는 다음과 같이 사용합니다.

'***
' 이 코드는 다음과 같은 작업을 수행합니다:
' 1. 변수 x에 10을 할당합니다.
' 2. 변수 y에 20을 할당합니다.
' 3. x와 y의 합을 출력합니다.
'***
x = 10
y = 20
sum = x + y
Debug.Print "합: " & sum

다중 줄 주석은 다음을 참고해 사용합니다.

• 시작과 끝을 지정하여 주석 블록을 만듭니다.
• 주석 블록은 실행 중에 무시되며, 여러 줄의 코드를 설명하기 위해 사용됩니다.
• 다중 줄 주석에도 작은따옴표(')와 함께 Rem이라는 예약어를 통해서 구현이 가능합니다.

매크로 실행

작성한 VBA 코드를 실행하면 동작합니다.

모듈 또는 현재 열린 VBA 에디터에서 작성한 코드를 선택하고 F5 키를 누르거나 실행 버튼을 클릭합니다.

매크로 파일 저장

VBA 에디터에서 작성한 코드를 포함한 매크로 파일을 저장해야 합니다. VBA 에디터에서 파일 메뉴에서 저장 또는 다른 이름으로 저장을 선택하여 매크로 파일을 저장할 수 있습니다.매크로 파일은 일반적으로 .xlsm 확장자를 가집니다. 이 확장자는 VBA 코드가 포함된 Excel 매크로 활성화 문서를 나타냅니다.

1. 상단의 저장 아이콘을 클릭하거나 Ctrl + S 바로가기 키로 현재 문서를 저장합니다.

2. 다른 이름으로 저장 탐색기 창이 열리는데 여기서 파일 형식(T):의 목록에서 Excel 매크로 사용 통합 문서를 선택 후 저장합니다.

VBA 스크립트 할당

VBA 스크립트를 매크로에 할당하거나 바로 가기 키 또는 버튼에 할당할 수 있습니다. 이렇게 하면 VBA 스크립트를 더 편리하게 실행할 수 있습니다.

매크로에 할당

매크로에 직접 VBA 스크립트를 작성하고 해당 매크로를 실행할 수 있습니다. VBA 에디터에서 매크로를 선택하고 실행하거나, 특정 이벤트에 의해 매크로가 자동으로 실행되도록 설정할 수 있으며, 주로 VBA 코드의 실행을 제어하고 특정 작업을 수행하는 용도로 사용됩니다.

1. 위 안내한 과정으로 VBA 에디터에서 매크로를 작성한 뒤 개발 도구탭의 매크로 리본 메뉴를 클릭합니다.

2. 매크로 대화상자가 열리게 되는데 기본적으로 VBA로 작성한 프로시저는 자동으로 매크로 목록에 올라갑니다. 앞서 설정한 Sub 프로시저인 ShowMessage가 목록에 표시되고 여기서 실행(R) 버튼을 클릭하면 해당 VBA가 실행됩니다. 이외에도 편집을 하거나 삭제 등 매크로를 한번에 관리 할 수 있습니다.

바로 가기 키로 할당

바로 가기 키를 사용하면 Excel 등의 옵션 설정에서 매크로를 실행하려는 메뉴를 선택하고 특정 키 조합을 입력하여 바로 가기 키를 할당하면 매크로를 빠르게 실행할 수 있습니다. 주로 매크로를 자주 실행해야 하는 경우나 빠른 실행이 필요한 경우에 사용됩니다.

1. 매크로 대화상자에서 바로 가기 키를 할당할 매크로를 선택 후 옵션(O) 버튼을 클릭합니다.

2. 매크로 옵션창이 열리는데 이곳에서 바로 가기 키(K): 필드에 원하는 키 조합을 입력합니다. 전역적으로 동작하는 단축키가 이미 존재한다면 다른 모디파이^Modify키로 전환됩니다. 예를 들어 Ctrl + K로 선택한 뒤 동일한 단축키가 존재한다면 위와 같이 자동으로 Ctrl + Shift + K 조합으로 바뀌게 됩니다.

버튼에 할당

매크로를 도형 또는 버튼과 같은 다양한 개체에 추가할 수 있고 사용자는 이를 통해 버튼 클릭만으로 특정 매크로를 실행할 수 있습니다. 매크로가 직관적으로 보여지기 때문에 주로 다른 사용자가 직접 버튼을 클릭하여 특정 작업을 수행하도록 하는 경우에 사용됩니다.

1. 삽입 메뉴에서 도형 리본 메뉴를 통해 원하는 형태의 도형을 삽입합니다. 이후 도형에 텍스트를 입력하면 동작할 매크로를 직관적으로 구분할 수 있으니 추가로 설정하는 것을 권장합니다.

2. 도형이 삽입되면 해당 도형을 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 해 컨텍스트 메뉴를 열고 매크로 지정(N) 을 선택합니다.

3. 매크로 지정 대화 상자가 열리는데 여기서 해당 도형(버튼)에 적용 할 매크로를 선택 후 확인을 클릭합니다.

4. 이제 대상 도형에 매크로가 지정되었습니다. 매크로가 지정되면 링크 형식으로 동작되어 도형에 마우스 커서를 올리면 위와 같이 모양이 손 형태로 변경되는 것을 볼 수 있습니다.

도형 외에도 다양한 개체에 매크로를 할당할 수 있습니다. 대표적으로 개발 도구탭의 삽입 메뉴에서 여러 종류의 양식 컨트롤 또는 ActiveX 컨트롤을 이용할 수도 있습니다.

주의 사항

Excel이나 여타 Office 도구에서 VBA를 사용하기 위해서는 다음과 같은 사항에 주의해야 합니다.

• VBA 코드는 오타나 문법 오류가 있는 경우 코드가 작동하지 않을 수 있기 때문에 정확히 작성되어야 합니다.
• 매크로를 실행하기 전에 데이터를 백업하는 것이 좋습니다. 예기치 않은 결과가 발생할 수 있으므로 데이터의 손실을 방지하기 위해 주의해야 합니다.
• 다른 사람이 작성한 VBA 코드를 사용할 때는 코드를 신뢰할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 악성 코드나 보안 위협이 있는지 확인하고 실행하기 전에 코드를 검토하는 것을 권장하고, 파일 자체의 액세스 권한을 관리하여 불필요한 접근을 방지할 수도 있습니다.

마치며

마이크로소프트 오피스에서 VBA 매크로를 사용하기 위한 기본적인 방법과 알아두면 좋을 내용에 대해 알아보았습니다. VBA는 강력한 기능을 제공하여 Office 애플리케이션을 사용자 정의하고 작업을 자동화하는 데에 유용해 사용자의 요구에 맞게 VBA를 활용하면 작업 효율성을 높이고 일상적인 작업을 자동화할 수 있습니다.

이렇게, Microsoft Office에서 VBA를 이용해 업무를 자동화해 보고 싶은 경우 위 내용을 기본적으로 체크 후 시작해 보시길 바랍니다.

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