이번에 다루어 볼 내용은 마이크로소프트 오피스의 엑셀에서 특정 셀에 드롭다운 목록을 만드는 방법입니다. 드롭다운 목록을 사용하면 잘못된 값이 입력되지 않도록 데이터를 제한하거나 경고를 출력할 수 있고, 반복적으로 사용되는 값을 보다 간편하게 입력할 수도 있기 때문에 널리 사용되는 기능이며 이런 장점들로 인해 파일을 공유해서 관리하거나 자료를 취합할 때도 주로 사용됩니다.
엑셀에서도 많은 양의 데이터를 다루다 보면 정해진 규칙을 유지하면서 자료를 관리하기가 어렵기 때문에 데이터 양이 많아지거나 특정 영역의 값을 참조해와야 한다면 드롭다운 목록이 좋은 대안 중 하나입니다. 엑셀에서 드롭다운 목록을 만들기 위해서는 데이터 유효성 검사 메뉴를 사용해야 하며 데이터 유효성 검사 메뉴를 이용해 드롭다운 목록을 만드는 과정은 다음과 같습니다.
튜토리얼 환경 : 윈도우11, 마이크로소프트 365 엑셀 2022
목록 영역 표로 만들기
데이터를 표로 지정하면 목록에서 항목 추가 또는 제거 시 해당 표를 기반으로 하는 모든 드롭다운이 자동으로 업데이트되어 편리합니다.
- 데이터가 포함된 영역을 모두 선택 후 상단 메인 메뉴를 삽입 으로 전환 합니다.
- 전환 후 표 리본 메뉴를 클릭하거나 Ctrl + T 를 입력합니다.
- 표 만들기 창이 팝업되는데 여기서 표에 사용할 데이터를 지정하십시오(W) 필드에 표로 사용할 영역이 정상적으로 선택되었는지 확인 후 머리글 도 표에 포함한다면 머리글 포함(M)에 체크합니다.
- 선택 영역이 표로 전환되었습니다.
드롭다운 목록 만들기
데이터 영역을 표로 지정 후 데이터 유효성 검사 메뉴를 이용해 드롭다운 목록을 추가 할 수 있으며, 드롭다운의 목록에 들어갈 항목을 직접 입력하거나 특정 셀을 참조하도록 설정할 수 있습니다.
목록 데이터 직접 지정
- 드롭다운 목록을 삽입할 영역을 선택 후 상단 메인 메뉴를 데이터 로 전환 합니다.
- 전환 후 데이터 메뉴 그룹의 데이터 유효성 검사
리본 메뉴를 클릭 해 하위 옵션을 열고 데이터 유효성 검사(V) 를 선택합니다.
- 데이터 유효성 패널이 팝업되는데 여기서 상단 탭을 설정 으로 전환 후 제한 대상(A) 드롭다운 목록에서 목록 을 선택합니다.
- 원본(S): 필드에 목록으로 사용할 값들을
,(쉼표)로 구분해 입력 후 확인 버튼을 클릭합니다.
- 선택한 영역에 드롭다운 목록이 추가 되었으며 대상 셀을 클릭 해 목록을 확장 하면 마우스 또는 Alt + ↓ 키를 동시에 입력해 원하는 값을 선택할 수 있습니다.
목록 데이터 참조
옵션으로 지정할 항목이 많은 경우 또는 다른 셀에 옵션으로 사용할 값들이 존재한다면 해당 셀을 참조해 목록 값으로 설정할 수 있습니다.
- 드롭다운 목록에서 사용할 데이터가 위치한 셀을 찾거나 새롭게 생성합니다.
- 드롭다운 목록을 삽입할 영역을 선택 후 상단 메인 메뉴를 데이터 로 전환 합니다. 이후 데이터 메뉴 그룹의 데이터 유효성 검사 리본 메뉴를 클릭 해 하위 옵션을 열고 데이터 유효성 검사(V) 를 선택합니다.
- 데이터 유효성 패널이 팝업되는데 여기서 상단 탭을 설정으로 두고 제한 대상(A) 드롭다운 목록에서 목록을 선택합니다.
- 원본(S): 필드에 마우스 커서를 두고 목록에서 사용할 데이터가 위치한 셀 영역을 참조 후 확인 버튼을 클릭합니다. 참조할 영역을 찾아 마우스로 드래그하면 자동으로 입력됩니다.
- 선택한 영역에 드롭다운 목록이 추가 되었으며 대상 셀을 클릭 해 목록을 확장 하면 마우스 또는 Alt + ↓ 키를 동시에 입력해 원하는 값을 선택할 수 있습니다.
- 참조한 셀이 불필요하다면 대상 셀을 선택해 숨기기(H) 메뉴로 숨김 처리 합니다.
설명 메시지와 오류 메시지 설정
드롭다운 목록이 추가된 셀을 클릭 시 설명을 추가하거나 잘못된 값이 입력 된 경우 경고 메시지가 출력되도록 설정할 수 있습니다.
설명 메시지 설정
드롭다운 목록이 설정 된 셀을 선택하면 해당 셀을 설명할 수 있는 메시지를 출력하도록 설정할 수 있습니다.
- 데이터 유효성 패널을 열고 상단 탭을 설명 메시지로 전환 합니다.
- 셀을 선택하면 설명 메시지 표시(S) 항목에 체크 후 제목(T): 과 설명 메시지(I): 필드에 셀을 선택하면 나타낼 내용을 입력 후 확인 버튼을 클릭합니다.
오류 메시지 설정
드롭다운 목록에 잘못된 값이 입력된 경우 오류 메시지를 출력하도록 설정할 수 있습니다.
- 데이터 유효성 패널을 열고 상단 탭을 오류 메시지로 전환 합니다.
- 유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시(S) 항목에 체크합니다. 그리고 스타일(Y): 값을 선택 한 뒤 제목(T)과 오류 메시지(E): 필드에 드롭다운 목록에 유효하지 않은 데이터를 입력하면 나타낼 내용을 입력 후 확인 버튼을 클릭합니다.
적용 결과
위 과정 후 적용 결과를 확인 해 보도록 하겠습니다.
드롭다운 목록으로 지정 된 셀을 선택하면 설명 메시지가 툴팁 형태로 표시되고, 잘못된 데이터를 입력하면 설정한 오류 메시지가 경고창 형태로 팝업됩니다.
마무리
이번 포스트에서는 마이크로소프트 오피스 엑셀에서 데이터 유효성 검사를 이용해 드롭다운 목록, 목록 상자를 만드는 기본적인 방법에 대해 알아 보았습니다. 엑셀에서 드롭다운 목록을 만드는 것은 아주 간단하지만 리본 메뉴의 명칭이 직관적이지 않기 때문에 처음 사용하거나 자주 사용하지 않는 경우 기억이 나지 않게 되는 듯 합니다.
데이터 유효성 기능을 사용하면 단순하게 목록을 만드는 것 이상으로 다양한 항목들을 제한하고 통제할 수 있는데요. 이렇게 엑셀에서 데이터를 자신이 정한 규칙대로 잘 유지하고 싶다면 위 과정으로 드롭다운 목록을 추가후 사용해 보시길 바랍니다.